RediPro-Newsletter
Übersicht
Die Aufgabenstellung
Allen Zuwendungsempfängern gemeinsam ist, dass sie oft vielfältigste Abrechnungsvarianten liefern (Verwendungsnachweise) und Bestimmungen der Zuwendungsgeber beachten müssen. Daneben müssen dann ggf. noch die Anforderungen des Handelsrechts und des Steuerrechts (Finanzbuchhaltung, EA-Rechnung) erfüllt werden.
Besonders „heikel“ wird es dann, wenn ständig überwacht werden muss, dass das Geld des einen Zuwendungsgebers nicht etwa versehentlich für andere Zwecke (womöglich eines anderen Zuwendungsgebers) ausgegeben wurde. Man sieht dem Geld selbst ja nicht an, woher es gekommen ist.
Diese Anforderungen übersteigen nicht selten die Komplexität eines mittleren Industriebetriebes mit vielen Abteilungen und Fertigungsstufen.
Herkömmliche Buchführungssysteme sind darauf überhaupt nicht eingerichtet – es handelt sich auch nicht um einen Standard, da jede Einrichtung mit verschiedensten Zuwendungsgebern, Berichten und Verwendungsnachweisen zu tun hat.
Für die Bewältigung dieser Aufgaben gibt es seit einiger Zeit eine hervorragende Lösung - RediPro.
Die Zusammenstellung der Ausgaben und Einnahmen nach Zahlungsflussdatum stellt die geförderten Einrichtungen also immer wieder vor Herausforderungen.
- Entscheidet man sich für eine doppelte Buchführung, die Geschäftsvorfälle dann bucht, wenn sie entstanden sind und nicht erst, wenn der Zahlungsfluss erfolgt ist, können die Daten oft nur mit großer Mühe für den Verwendungsnachweis zusammengetragen werden. Dafür werden dann meist Excel-Tabellen verwendet.
- Versucht man es mit einem Buchführungssystem, bei dem erst dann gebucht wird, wenn der Zahlungsfluss erfolgt ist, bucht man zwar den Verwendungsnachweis, hat aber kein vernünftiges Projekt-Controlling mehr. Das wird dann „nebenher“ - meist ebenfalls mit Excel-Tabellen - gemacht.
Ideal wäre eine Kombination aus einem System, das die Beweiskraft der doppelten Buchführung aufweist und ein Auswertungsverfahren, das davon unabhängig die Verwendungsnachweise auf Knopfdruck nach Zahlungsflussdatum auswerten kann. RediPro kann das.
Komplette Strukturen
Der scheinbare Ausweg
Der Ausweg waren bisher Excel-Tabellen, in denen die freie Gestaltung von Berichten grundsätzlich sehr leicht umsetzbar scheint. Soweit es die Gestaltung betrifft, ist dies auch zutreffend. Es gibt kein besseres Instrument zur Präsentation von Daten als Excel. Das Problem entsteht erst dadurch, dass das eine System (meist die Finanzbuchhaltung) nur einen Teil der Daten speichern kann, die für die Auswertungen notwendig sind. Deshalb werden die Daten häufig in ein anderes System übertragen (nicht selten Excel) und dort mit weiterer Information angereichert.
Dies führt in nahezu allen Fällen zu Inkonsistenzen.
Der Grund dafür ist einfach. Es gibt keinen syntaktischen Zusammenhang zwischen den Daten in Excel und den Daten im Finanzbuchhaltungssystem. Im Ergebnis wird Excel also nicht mehr zur Präsentation von Daten verwendet, sondern als Datenbank. Es werden die Daten der Finanzbuchhaltung oft sogar nur teilweise redundant in Excel abgebildet und oft ganze Systeme auch noch mit Makros oder Ähnlichem programmiert.
Die Ergebnisse sind bekannt: Eine Unzahl von Ausnahmen, komplizierte Abläufe, die nicht ausreichend dokumentiert sind (wenn überhaupt) und bei Ausfall der Person, die das bewerkstelligt hat, sehr leicht unbrauchbar bis (weil es kein Dritter nachvollziehen kann) sogar schädlich sein können.
RediPro - die Lösung
Mit RediPro bilden Sie auf eine sehr einfache Weise alle semantischen Anforderungen der Zuwendungsgeber (Berichtssystematiken) in einem einzigen (homogenen) System so ab, dass die Werte in Zeilen und Spalten darstellbar sind. Dadurch haben Sie stets die volle Beweiskraft der doppelten Buchführung und stets garantiert konsistente Daten. Auch dann, wenn Sie gar keine doppelte Buchführung erstellen müssen oder wollen, haben Sie die Beweiskraft der doppelten Buchführung mit RediPro. In diesem Fall existiert neben den Geldkonten nur ein einziges doppeltes Konto, das im Hintergrund (für Sie fast gar nicht wahrnehmbar) automatisch gebucht wird – aber jederzeit mit wenigen Handgriffen in ein vollständiges doppisches System umgestellt werden kann.
Sie haben ein Buchführungssystem?
Auch wenn Sie gegenwärtig ein anderes Buchführungssystem verwenden sollten (oder gar Excel-Tabellen), können wir helfen. Falls Sie den Wunsch haben sollten, Ihr gegenwärtiges System zu ersetzen – gerne. Wir übernehmen Ihre Altdaten (inkl. aller Buchungen) so, als hätten Sie immer schon RediPro verwendet. Ob INFOMA, Mach, Lexware,... was immer Sie auch gerade einsetzen. In jedem Fall stellen Sie sich preislich günstiger und organisatorisch besser. Es gibt bei RediPro© nämlich keinen Kaufpreis – Sie zahlen nur, was Sie nutzen und wenn Sie es nutzen – es entstehen also keine Anfangsinvestitionen. Sie können nur gewinnen.
Machen Sie die Probe auf's Exempel - kostenlos und unverbindlich
Wir stellen Ihnen kostenlos und unverbindlich ein komplettes RediPro zur Verfügung, mit dem Sie Ihren ganzen Betrieb steuern und die Anforderungen Ihrer Zuwendungsgeber bequem und sicher erfüllen können.
Was brauchen sie dazu?
- Eine Liste der (möglichst aller) Projekte, die Sie führen
- Eine Liste aller Zuwendungsgeber
- Die Berichtssystematik aller Zuwendungsgeber (gegebenenfalls je Projekt und Zuwendungsgeber)
- die Kennzeichnung, welche Projekte Co-finanziert sind
- und welche Zuwendungsgeber daran beteiligt sind.
Das Ergebnis
Sobald Sie dies an RediPro übermittelt haben, erstellen wir für Sie ein vollständiges Datenmodell, in dem Sie alle Sachverhalte von Ihren Belegen ganz bequem erfassen können. Sofort sind alle Auswertungen für alle Zuwendungsgeber fertig. Darüber hinaus haben Sie für alle Projekte die vollständige Übersicht und die Übersicht über deren Entwicklung, Gegebenenfalls kann sogar deren voraussichtliche (vorausschauende) Entwicklung dargestellt werden. Dasselbe gilt natürlich für den Gesamtbetrieb.
Vereinfacht gesagt: Alles, was Sie heute möglicherweise mühselig in Excel-Tabellen abbilden, deren Konsistenz in den meisten Fällen zweifelhaft ist und deren Bearbeitung außerordentlich viel Fleiß benötigt, erfassen Sie in RediPro nur ein einziges Mal. Dabei können Sie sicher sein, damit alle Anforderungen auf Knopfdruck erfüllen zu können.
(Wenn Sie solche Daten nicht übermitteln könnten, würden wir Ihnen ein abstraktes Modell zu Verfügung stellen (Zuwendungsgeber 1, Zuwendungsgeber 2,…. oder Projekt 1, Projekt 2, Projekt…). Je konkreter jedoch das Material ist, dass Sie uns liefern und je näher es an Ihrer semantischen Wirklichkeit ist, desto einfacher wird es für Sie sein, die Zusammenhänge schnell zu verstehen. In den meisten Fällen können Sie mit dem von uns erstellten Modell sofort arbeiten.
Wie schnell geht das?
In den meisten Fällen ist das erste Modell nach zwei bis drei Tagen fertig. Damit kann man arbeiten und evtl. Verständnisfragen anschaulich klären.
Was kostet das?
Zunächst kostet Sie das nur etwas Zeit und Ihre Aufmerksamkeit.
Zumindest das erste Modell, mit dem wir Ihre Anforderungen untersuchen können, brauchen Sie nicht zu bezahlen. Das Weitere kommt auf Ihre Anforderungen an, den Umfang und Ihre sonstigen Wünsche. Ansonsten geht es bei 95,00 € los und unter bestimmten Bedingungen sogar kostenlos. Fragen Sie einfach nach.
Was gibt es noch?
- Der Zahlungsverkehr kann automatisiert abgewickelt werden.
- Die Buchungen der Bankbewegungen können automatisiert gebucht werden
- und selbst die Buchungen der Belege können (bedingt) automatisiert werden.
- Darüber hinaus können alle Belege digitalisiert gespeichert und jeweils einer Buchung zugeordnet werden.
Dadurch können Sie nicht nur Berichte und Verwendungsnachweise auf Knopfdruck zusammenstellen, sondern automatisiert auch gleich die Belege nachvollziehbar beifügen. - Anordnungsformulare (für manche Einrichtungen insbesondere bei öffentlichen Kassensystemen vom Rechnungshof vorgeschrieben) können ebenfalls erstellt werden.
- (Zum Vergrößern auf das Bild klicken)
Liste 623a Bundesverwaltungsamt
Neben der Standardauswertung Verwendungsnachweis stellt RediPro Ihnen neben dem Standard Verwendungsnachweis (einer sehr flexiblen Auswertung) auch die Auswertung in Form der Belegliste 623a des Bundesverwaltungsamtes aus der Formularsammlung des Bundesverwaltungsamtes zur Verfügung.
CiK Berichtssystem mühelos erstellt
Die Senatskanzlei - Kulturelle Angelegenheiten legt größten Wert darauf, dass die Berichte über Fördermittel des Senats in der so genannten CiK-Systematik von den Zuwendungsempfängern geliefert werden.
Mit RediPro können Sie ein hervorragendes Werkzeug erwerben, das diese Aufgabe sehr einfach gelöst hat. Die komplette CiK-Systematik ist in RediPro integriert. Dadurch entfallen manuelle Schritte, die bei herkömmlichen Systemen sonst erforderlich sind. Ihr CiK-Bericht ist auf Knopfdruck erledigt.
- CiK Systematik in RediPro parallel zu allen anderen Konten (Titel, Sachkonten usw.)
- Ausgabe CiK Excel-Tabelle (sofort einlesbar in CiK-BOARD)
Co-Finanzierung leicht gemacht
Ein besonders ungeliebtes Thema ist die Co-Finanzierung.
Für jeden Zuwendungsgeber muss eine eigene Systematik abgebildet werden. Erschwerend kommt hinzu, dass jeder Zuwendungsgeber, der co-finanziert, in seiner speziellen Systematik sehen will, wie viel vom jeweils anderen Zuwendungsgeber (mit)-finanziert wurde. Schon bei zwei Co-Finanzierern muss man sehr fleißig sein.
Schließlich darf man auch den Überblick nicht verlieren. Sonst kann es leicht passieren, dass man zu viel vom Geld des einen Co-Finanzierers ausgegeben hat. Zu wenig vom Geld des anderen auszugeben, ist auch nicht gut. Das kann sehr schnell zu Rückzahlungsansprüchen führen. Unter Umständen kann eine solche Situation die Existenz der Einrichtung bedrohen.
Bisher mussten dafür neben der Buchhaltung unzählige Excel-Tabellen erstellt werden.
Mit RediPro ist das alles sehr viel einfacher. Alles wird in einem einzigen homogenen System abgebildet. Die Ist-Werte stehen sofort zur Verfügung. Alle schon erfolgten Festlegungen werden ebenfalls abgebildet. Dadurch können Sie sehr früh erkennen, ob ein Projekt "aus dem Ruder zu laufen" droht. Sie können also rechtzeitig reagieren und müssen nicht erst warten, bis "das Kind in den Brunnen gefallen" ist.
Kurzum – alle Systematiken aller Zuwendungsgeber sind in RediPro abgebildet, die Projekte sind mit den Co-Finanzierern verknüpft und – alle Auswertungen sind jederzeit fertig.
Sogar nach Ausgleichsdatum können Sie Ihre Auswertungen bekommen – auch dann, wenn sie nicht nur eine EÜR (Einnahmen- Überschuss-Rechnung) erstellen, sondern eine Bilanz-GuV.